Kohti uutta vuosikymmentä Careerian ICT:ssä

09.12.2020

Peruutuspeili

En nyt hirvittävästi pidä peruutuspeiliin katsomisesta, mutta näin loppuvuodesta sitä tulee kovin luonnostaan tehtyä ja täytyy sitäkin harrastaa varsinkin tällaisen vuoden jälkeen, jossa toimintaympäristöön kohdistui merkittäviä muutoksia. Tästä vuodesta onkin valtavasti opittavaa ja ne opit tulee ottaa talteen monelta eri kantilta. Koronan ja muutaman muun pienemmän muutoksen myötä tuli tehtyä aika paljon hommia, joita ei pystynyt ennakoimaan. Kaikesta huolimatta pääsimme hyvin tavoitteisiimme, ja täytyykin nostaa kaikille hattua hienosta suorituksesta ja venymisestä.

Omalta osaltani tänä vuonna tuli tehtyä näiden ”ad hoc” -töiden lisäksi paljon pohjatyötä, joka mahdollistaa ensi vuoden muutosten tekemisen. Merkittävimpinä hommina voisin mainita esim. Teamsin käyttöönoton, prosessi- ja kokonaisarkkitehtuurikuvausten julkaisun, tiedonhallintamallin, tietovaraston rakentamisen, dokumentin ja asianhallintajärjestelmän kilpailutuksen sekä oppimisanalytiikan käyttöönoton edistäminen. Teamsin käyttöönotto oli oikein mielenkiintoinen projekti. Sen osalta kävi niin, että olimme hienosti päässeet jo pilotointivaiheeseen asti, kunnes iski korona ja ”seuraavana” päivänä käytimmekin Teamsia täysimittaisesti. Ja voin sanoa: sen tukikanavien ja ohjeistuksen kasaan laittaminen ei ollut ihan pikku juttu. Vielä kerran lämpimät kiitokset kaikille osallistujille. Johtuen nopeasta aikataulusta joudummekin palaamaan tähän aiheeseen vielä ensi vuonna.

Toinen merkittävä uudistus oli tietovaraston rakentaminen ja sieltä vastuuopettajan työpöydän julkaisu. Tietovaraston perustukset rupeavat olemaan kunnossa ja siitä kuuluu iso kiitos erinomaiselle kumppanillemme TCD:lle. Olemme jo julkaisseet tietovarastosta vastuuopettajan työpöydän, jonka avulla opettajat pystyvät seuraamaan ohjaamiensa opiskelijoiden HOKSeja. Myös johdon työpöytä tai sen ensimmäinen versio on myös valmis ihan lähitulevaisuudessa. Tietovaraston ja tiedolla johtamisen työpöydän avulla tulemme saamaan aikaan merkittäviä asioita tulevaisuudessa. Näkymättömämpää työtä on tullut puuhasteltua kokonaisarkkitehtuurin, tiedonhallintamallin sekä eAMS:n osalta. Näiden lisäksi isona asiana oli elokuussa uusien prosessikuvausten julkaisu.

Kuva kanavista.

Hyvää uutta vuotta 2021

Tulevassa strategiassamme on nostettu digitalisaatio yhdeksi kulmakiveksi. Itse olenkin ajatellut jo pitkään, ettemme voi kehittää liiketoimintaa muuten kuin digitaalisesti ja siksi olenkin iloinen, että se on päätynyt myös strategiaamme vahvana elementtinä. Ensi vuonna tulemme tekemään merkittäviä uudistuksia järjestelmien osalta, ja niiden myötä toivottavasti pystymme edistämään ajatusta, ettemme ole enää fuusio-organisaatio vaan Careeria.

ICT:n osalta on tulossa paljon muitakin uudistuksia, kuten esim. eCampuksen kehittämisen jatkuminen sekä www-sivujen uudistus, mutta keskityn tässä nyt maalaamaan tulevaa sisäisten viestintäkanaviemme kautta. Isoimpana uudistuksena on uuden dokumentin- ja asianhallintajärjestelmän käyttöönotto. Syksyllä saimme maaliin järjestelmän kilpailutuksen ja juuri tällä hetkellä käynnistelemme käyttöönottoprojektia, joka varsinaisesti starttaa heti vuoden vaihteen jälkeen. Tätä projektia odotan todella innolla, koska sen avulla pääsemme älykkääseen tiedonhallintaa ja prosesseja tukevaan sekä automatisoivaan toimintamalliin jne. Tietovaraston ja tiedolla johtamisen työpöydän kehittäminen jatkuu myös, ja sen avulla toivomme saavamme raportointimme ja seurantamme reaaliaikaiseksi, pääsemme tutustumaan ja analysoimaan ilmiöitä datan kautta ja ennen kaikkea tuottamaan arkeen vielä lisää ”tietotyökaluja”, ihan organisaation jokaiselle tasolla sekä opiskelijalle. Intran uudistus on myös tulossa tässä samassa rytäkässä. Sen avulla haemme parempaa integraatiota eri järjestelmien välillä ja uusia toiminnallisuuksia – sisältöä missään nimessä unohtamatta. Myös Teamsin rooli ja käyttö tulee selkeyttää näiden muutosten yhteydessä.

Kaikkien näiden muutosten avulla haluamme päästä mahdollisimman sujuvaan työntekoon, pitämään dokumentit digitaalisina koko niiden elinkaaren ajan, luomaan työnkulkuja ja automatisoimaan niitä, mahdollistamaan työskentely mistä vain ja millä laitteella tahansa, työskentelemään yhteisöllisesti, edistämään läpinäkyvyyttä jne. Jotta kaikkiin näihin tavoitteisiin päästään, tarvitsemme runsaasti muutoskyvykkyyttä sekä muutosjohtamista. Edessä on siis ajattelutavan sekä toimintatapojen muutosta, joiden avulla saavutamme merkittävän toimintatason muutoksen. Jos tänä vuonna hyppäsimme tälle vuosituhannelle monessa asiassa, niin ensi vuonna hypätään tälle vuosikymmenelle.

 

Kuva järjestelmistä.

Tomi Valanne
Tietoarkkitehti
Careeria