Asiakkaiden tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa tarkoitettuja Careerian asiakkaita ovat:

  • Koulutusaloilla tarjottavien palveluiden asiakkaat (esim. hieronta- ja jalkojenhoitopalvelujen tai autohuoltopalvelujen asiakkaat)
  • Lyhytkoulutuksen käyvät asiakkaat/opiskelijat (esim. EA-koulutus)
  • Muut Careerian asiakkaat, jotka ovat esimerkiksi tilanneet uutiskirjeen tai antaneet Careerialle yhteystietonsa tapahtumassa, messuilla tai sosiaalisessa mediassa mm. lomakkeen tai arvonnan/kilpailun yhteydessä
  • Yritysasiakkaat (yritykset ja yritysten yhteyshenkilöt)
  • Osaamiskartoitukseen vastaavat henkilöt (asiakas-/yhteistyöyritysten työntekijät)

Rekisterinpitäjä

Careeria Oy, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo

  • Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Pasi Kankare
  • Henkilörekisterin vastuuhenkilö: Apulaisrehtori, Pekka Pulkkinen
  • Tietosuojavastaava: Turvallisuuspäällikkö Kim Lindroos

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvistä pyynnöistä, kuten tietojen tarkastuksesta tai virheiden oikaisusta vastaa henkilörekisterin vastuuhenkilö. Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä tietosuoja@careeria.fi. Tietojen tarkastus tai virheiden oikaisu vaatii aina myös rekisteröidyn tunnistautumisen.

Miksi käsittelemme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Kaikki asiakasryhmät

  • Careerian omaisuuden suojaaminen (kameravalvonta valvonta-alueella))
  • Rikosten ennaltaehkäiseminen ja tapahtuneiden rikosten selvittämisessä avustaminen (kameravalvonta valvonta-alueella)
  • Henkilöiden turvallisuuden varmistaminen ja lisääminen (kameravalvonta valvonta-alueella)
  • EU:n tietosuoja-asetuksen rekisteröityjen oikeuksia koskevien säädösten noudattamisen osoittaminen (vain asiakkaan esittäessä tietopyynnön)

Oikeutemme käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjä perustuu:

  • Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen suhteen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • Kameravalvonnan osalta perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 f)
    • Oikeutettuna etuna omaisuuden suojaus, väärinkäytös- ja poikkeustilanneselvitykset sekä rikostutkinnan auttaminen

Koulutusaloilla tarjottavien palveluiden asiakkaat

Käsittelemme henkilötietoja seuraavien tarkoitusten takia:

  • Turvallisen ja laadukkaan asiakaspalvelun toteuttaminen
  • Ajanvarausten hallinnointi
  • Tarjousten ja sopimusten laatiminen
  • Lakisääteisten sähkötöiden tarkastuspöytäkirjojen tekeminen (vain sähkötyöt)
  • Palveluista ja töistä laskuttaminen (vain tietyt palvelut)

Oikeutemme käsitellä koulutusaloilla tarjottavien palveluiden asiakkaiden henkilötietoja rekisterinpitäjä perustuu:

  • Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • Sopimukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 b)
  • Tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)
  • Tarvittaessa terveystietojen osalta perusteena on suostumus (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.2 a) 

Lyhytkoulutuksen suorittavat opiskelijat/asiakkaat

Käsittelemme henkilötietoja seuraavien tarkoitusten takia:

  • Lyhytkoulutusten hallinnointi

Oikeutemme käsitellä lyhytkoulutuksen suorittavien opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjä perustuu:

  • Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • Sopimukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 b)
  • Tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)

Muut Careerian asiakkaat (esim. uutiskirjeen tilaajat tai tapahtumassa, messuilla tai sosiaalisessa mediassa yhteystietonsa jättäneet henkilöt)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavien tarkoitusten takia:

  • Asiakaspalvelun ja -viestinnän toteuttaminen
  • Suoramarkkinoinnin sekä markkinointitutkimusten toteuttaminen
  • Viestinnän ja markkinoinnin kohdentaminen
  • Liiketoiminnan palveluiden ja tuotteiden kehittäminen
  • Arvonnan tai kilpailun toteuttaminen

Oikeutemme käsitellä asiakkaiden henkilötietoja rekisterinpitäjä perustuu:

  • Suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)

Yritysasiakkaat ja yritysten yhteyshenkilöt

Käsittelemme henkilötietoja seuraavan tarkoituksen takia

  • Yrityksille ja yritysten yhteyshenkilöille suoramarkkinointi (palveluista ja tuotteista markkinointi sekä yhteistyökumppaneiden löytäminen)

Oikeutemme käsitellä yritysten edustajien henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 f)
    • Oikeutettuna etuna suoramarkkinointi yrityksille ja yritysten yhteyshenkilöille

Osaamiskartoitukseen vastaavat henkilöt (yritysten työntekijät)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavan tarkoituksen takia:

  • Kartoitamme henkilöiden osaamistarpeita, jotta voidaan tarjota tarpeeseen tulevia koulutuksia yrityksille

Oikeutemme käsitellä osaamiskartoitukseen vastaavien henkilöiden henkilötietoja perustuu:

  • Suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)

Yleisesti henkilötietojen käsittelyä koskee seuraava lainsäädäntö: 

  • EU:n tietosuoja-asetus (679/2016) 
  • Tietosuojalaki (1050/2018) 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kaikki asiakkaat

  • Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto
  • Mikäli asiakas esittää rekisteröidyn oikeuksiin liittyvän tietopyynnön, käsitellään hänen yhteystietojensa ohella myös henkilötunnusta oikean henkilön varmentamiseksi.

Koulutusaloilla tarjottavien palveluiden asiakkaat

  • Nimi
  • Osoite (vain tarvittaessa, ei kaikkien palveluiden kohdalla)
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika, pitkäaikaissairaudet, allergiat ja lääkitys sekä historiatiedot aiemmista käynneistä ja erityistoiveet (vain hieronta- ja jalkojenhoitopalvelut sekä tarvittaessa kosmetologien palvelut)
  • Laskutustiedot ja henkilötunnus (vain asiakkaan maksaessa laskulla)
  • Ajoneuvon rekisteritiedot (vain autohuoltopalvelut)
  • Ajoneuvon omistajan ja haltijan tiedot (vain autohuoltopalvelut)
  • Ajoneuvon merkki ja malli (vain autohuoltopalvelut)

Lyhytkoulutuksen suorittavat opiskelijat/asiakkaat (esim. EA-koulutus)

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Koulutus, johon osallistunut

Muut Careerian asiakkaat (esim. uutiskirjeen tilaajat tai tapahtumassa, messuilla tai sosiaalisessa mediassa yhteystietonsa jättäneet henkilöt)

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Henkilön asema tai tehtävä organisaatiossa
  • Suoramarkkinointikiellot
  • Henkilön ilmoittamat kiinnostustiedot ja muut mahdolliset lisätiedot

Suoramarkkinoinnin kohteena olevat yritykset ja yritysten yhteyshenkilöt

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite

Osaamiskartoitukseen vastaavat henkilöt (yritysten työntekijät)

  • Nimi
  • Työtehtävien toimipiste
  • Kielitaito
  • Koulutushistoria
  • Työtehtävistä kuvaus
  • Muut ammatilliseen osaamiseen liittyvät tiedot

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

  • Kameravalvonnasta syntynyttä kuva-aineistoa säilytetään enintään 30 vuorokautta syntyhetkestä, ellei tietojen pidemmälle säilyttämiselle ole erityistä syytä, kuten rikosepäilytutkinta.
  • Hieronta- ja jalkojenhoito palvelujen asiakkaiden tietoja säilytetään viisi vuotta.
  • Autohuoltopalvelujen asiakkaiden tietoja säilytetään kymmenen vuotta.
  • Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen tai muuhun lainsäädäntöön perustuva osoittamisvelvollisuus on voimassa

Mistä saamme henkilötietoja?

  • Suoraan asiakkaalta
  • Traficomilta (vain autokorjaamopalvelut ja asiakkaan suostumuksella)
  • Julkisista lähteistä (vain potentiaaliset yritysasiakkaat ja heidän edustajien yhteystiedot)

Minne henkilötietoja luovutetaan ja siirretään?

  • Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa
  • Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset toimivat joissain tapauksissa henkilötietojen käsittelijöinä, esimerkiksi kun tietoja tallennetaan kyseisten yritysten tarjoamaan palveluun, muuten tietoja ei varsinaisesti siirretä tai luovuteta mihinkään

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset siirtävät joissain tapauksissa tietoja myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen mahdollinen siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti esimerkiksi käyttäen EU Komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei sidosryhmien yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä sekä Careerian tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Manuaalinen aineisto 

  • Paperiset dokumentit säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain niillä henkilöillä on pääsy, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tiedot säilytetään julkiselta toimijalta edellytettävällä tavalla. 
  • Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisen tietosuoja-astian kautta. 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot 

  • Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuvat myös palvelussuhteen päätyttyä. 
  • Rekisterin käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja tietojärjestelmä on suojattu tarvittavin verkko- ja laitteistoteknisin ratkaisuin.
  • Kameravalvonnan tallennuslaite sijaitsee lukitussa tilassa

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön voi tehdä Careerian verkkosivuilta löytyvän sähköisen lomakkeen kautta. Pyynnön esittäminen edellyttää henkilön tunnistautumista. Poikkeustilanteissa, joissa ei voida käyttää sähköistä lomaketta jonkin syyn vuoksi, voidaan pyyntö esittää muuta kautta. Tällaisissa tilanteissa voi ottaa yhteyttä tietosuoja@careeria.fi.

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. 

Virheen oikaisu 

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 

Oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ja automaattisten yksittäispäätösten vastustamiseen 

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske laissa määrättyyn tehtäviin perustuvia henkilötietoja. 

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa suostumukseen perustuvat henkilötiedot. Rekisteröity voi uutiskirjeen ja markkinointiviestien yhteydessä perua suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Suoramarkkinoinnin kohteena olevilla yrityksillä ja yritysten yhteyshenkilöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Yrityksen edustaja voi vastustaa tietojen käsittelyä saamansa markkinointiviestin yhteydessä.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoitetuksi. Oikeus on olemassa muun muassa silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta. 

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jos sillä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jos se muuten vaikuttaa häneen merkittävästi. Kiellosta voi kuitenkin poiketa, jos henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa tai se on välttämätön rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä on tietosuojavastaava. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Lisätietoja: 

Tietosuojavastaava (turvallisuuspäällikkö) Kim Lindroos, tietosuoja@careeria.fi