Opiskelijoiden tietosuojailmoitus

Tässä ilmoituksessa kerrotaan opiskelijoiden ja opiskelijoiden huoltajien henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjä

Careeria Oy, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo

  • Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Pasi Kankare
  • Henkilörekisterin vastuuhenkilö: Kehittämispäällikkö Frank Backman
  • Tietosuojavastaava: Turvallisuuspäällikkö Kim Lindroos, tietosuoja@careeria.fi

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvistä pyynnöistä, kuten tietojen tarkastuksesta tai virheiden oikaisusta vastaa henkilörekisterin vastuuhenkilö. Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä tietosuoja@careeria.fi. Tietojen tarkastus, virheiden oikaisu tai muu rekisteröidyn oikeuksiin liittyvä pyyntö vaatii aina myös rekisteröidyn tunnistautumisen.

Miksi käsittelemme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme opiskelijoiden henkilötietoja toimintamme suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja seurantaan opetushallinnon antaman tehtävän mukaisesti. Henkilötietoa käsitellään myös, jotta voimme turvata opiskelijoiden oikeudet ja edut.

Rekistereissä ylläpidetään opiskelijoiden opintojen etenemiseen, tutkintojen suorittamiseen ja arviointiin liittyviä tietoja. Yhteystietoja käytetään Wilman avulla viestintään. Oppilashallintojärjestelmästä saadaan tilastotiedot lakisääteisiin kyselyihin ja tiedonsiirtoihin.

Käsittelemme tietoja seuraavien käyttötarkoitusten takia:

  • Opiskelijoille tarvittavien käyttäjätunnuksien luominen
  • Koulutuksiin hakeneiden, valittujen ja opiskelupaikan vastaanottaneiden hallinnointi
  • Opiskelijoiden henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman laatiminen ja sen toteutumisen dokumentoiminen
  • Alaikäisten opiskelijoiden asioiden hallinnointi (huoltajien tiedot)
  • Careerian omaisuuden suojaaminen (kameravalvonta)
  • Rikosten ennaltaehkäisy ja tapahtuneiden rikosten selvittämisessä avustaminen (kameravalvonta)
  • Opiskelijoiden turvallisuuden varmistaminen ja lisääminen (kameravalvonta)
  • EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröityjen oikeuksia koskevien säädösten noudattamisen osoittaminen

Lisäksi luovutamme tietoja eri viranomaistahoille, joita ovat Opetushallituksen KOSKI-palvelu, työvoimahallinto, Valvira ja erilaisia sertifikaatteja myöntävät tahot, kuten Työturvallisuuskeskus, Suomen Punainen Risti (SPR) ja Suomen pelastusalan keskusjärjestö SPEK.

Oikeutemme käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
  • Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 f)
    • Oikeutettuna etuna omaisuuden suojaus, väärinkäytös- ja poikkeustilanneselvitykset sekä rikostutkinnan auttaminen
  • Tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)

Henkilötietojen käsittelyä koskee seuraava lainsäädäntö:

  • EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)

Ammatillista koulutusta ja henkilötietojen käsittelyä koskee seuraava keskeinen lainsäädäntö:

  • Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
  • Asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017)
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
  • Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatillisessa perustutkintokoulutuksessa (699/2017)

Muuta tyypillistä lainsäädäntöä, johon toiminta pohjautuu:

  • Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Careeria käsittelee vain tehtävien hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä ovat:

  • Hakijat
    • Henkilötiedot
    • Terveyteen liittyvät tiedot (vain hakijan suostumuksella)
    • Aikaisempi koulutus
    • Työkokemus
    • Hakukohteen perustiedot
    • Hakemuksen käsittelyn tiedot
    • Huoltajan yhteystiedot
    • SORA-lainsäädäntöön liittyvät merkinnät
    • Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto
  • Opiskelijat
    • Henkilötiedot
    • Henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma (HOKS)
    • Opiskelu- ja työhistoria
    • Tiedot suoritettavasta tutkinnosta tai koulutuksesta
    • Opintojen rahoitukseen liittyvät tiedot
    • Tutkinnon suorittamiseen ja opintojen sisältöihin liittyvät valinnat
    • Opiskeluoikeuden tilaan liittyvät tiedot
    • Arviointiin liittyvät tiedot
    • Suorituksiin liittyvät tiedot
    • Huoltajien yhteystiedot
    • Käyttäjätunnuksiin liittyvät tiedot
    • Ateriatukeen liittyvät mahdolliset ruokavalio-/allergiatiedot
    • Erityiseen tukeen liittyvät merkinnät ja mahdolliset tähän liittyvät terveystiedot
    • SORA-lainsäädäntöön liittyvät merkinnät
    • Valokuva (vain opiskelijan suostumuksella hänen itse lisäämänä)
    • Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto
  • Huoltajat
    • Nimi
    • Osoitetiedot
    • Sähköpostiosoite
    • Puhelinnumero

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Careerian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Suunnitelmassa määritellyt säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön ja Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Ammatillisen koulutuksen asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat, osa tiedoista säilytetään pysyvästi.

  • Kameravalvonnasta syntynyttä kuva-aineistoa säilytetään enintään 30 vuorokautta syntyhetkestä, ellei tietojen pidemmälle säilyttämiselle ole erityistä syytä, kuten rikosepäilytutkinta.
  • Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen tai muuhun lainsäädäntöön perustuva osoittamisvelvollisuus on voimassa

Mistä saamme henkilötietoja?

Careeria vastaanottaa opiskelijatietoja seuraavista lähteistä:

  • Hakijat
    • Opetushallituksen Opintopolku-palvelu yhteishaussa ja ammatilliseen koulutukseen valmentavan koulutuksen (valma) haussa hakeneiden osalta
    • Hakemukset ja hakijat
    • Muut koulutuksen järjestäjät
    • Työvoimahallinto
    • Yritykset
    • Valvonta-alueella olevat kamerat
  • Opiskelijat:
    • Tiedonsiirrot hakijat -rekisteristä
    • Yhteisvalinnasta tiedonsiirtona tulleet tiedot Opetushallituksen Opintopolku– palvelusta
    • Opiskelija
    • Huoltaja
    • Lähettävät yläkoulut
    • Yritykset
    • Valvonta-alueella olevat kamerat
  • Huoltajat:
    • Huoltajalta itseltä

Minne henkilötietoja luovutetaan ja siirretään?

  • Henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti Opetushallituksen KOSKI-palveluun
  • Erilaisille sertifikaatteja myöntäville tahoille, kuten Työturvallisuuskeskukselle, Suomen Punaiselle Ristille (SPR) ja Suomen pelastusalan keskusjärjestölle (SPEK) 
  • Ilmaiseen ruokailuun oikeutettujen opiskelijoiden osalta tiedot siirretään oppilaitoksen tiloissa olevien ravintoloiden tietojärjestelmiin ateriaoikeuden toteamiseksi.
  • Careeria Oy:lle IT-tukea tuottavat yritykset saavat pääsyn tietojen käsittelijöinä rekisteriin tallennettuihin tietoihin.
  • Tietoja voidaan luovuttaa henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arviointia varten poliisiviranomaiselle.
  • Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa

Opetushallituksen KOSKI-palvelusta tietoja siirretään tarpeellisuuden mukaan eri tahoille. Lisää tietoa KOSKI-palvelun tietosuojasta: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

Erillisestä pyynnöstä tietoja voidaan luovuttaa:

  • Ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle oleskeluluvan tarkistamiseen
  • Tieteellistä tutkimusta varten (pyytäjän on tuolloin esitettävä tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat. Tarvittaessa on myös annettava selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.)

Opiskelija voi antaa opiskelija- ja opintotietojärjestelmän kautta suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön seuraaviin tarkoituksiin:

Suoramarkkinointi:

Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti harkiten järjestelmän vastuuhenkilöiden toimesta. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset siirtävät joissain tapauksissa tietoja myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti esimerkiksi käyttäen Komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei opiskelijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä sekä Careerian tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Manuaalinen aineisto

  • Paperiset dokumentit säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain niillä henkilöillä on pääsy, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tiedot säilytetään julkiselta toimijalta edellytettävällä tavalla.
  • Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisen tietosuoja-astian kautta.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

  • Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuvat myös palvelussuhteen päätyttyä.
  • Rekisterin käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja tietojärjestelmä on suojattu tarvittavin verkko- ja laitteistoteknisin ratkaisuin.
  • Kameravalvonnan tallennuslaite sijaitsee lukitussa tilassa

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön voi tehdä Careerian verkkosivuilta löytyvän sähköisen lomakkeen kautta. Pyynnön esittäminen edellyttää henkilön tunnistautumista. Poikkeustilanteissa, joissa ei voida käyttää sähköistä lomaketta jonkin syyn vuoksi, voidaan pyyntö esittää muuta kautta. Tällaisissa tilanteissa voi ottaa yhteyttä tietosuoja@careeria.fi. 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ja automaattisten yksittäispäätösten vastustamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske laissa määrättyyn tehtäviin perustuvia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus poistaa suostumukseen perustuvat henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoitetuksi. Oikeus on olemassa muun muassa silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta.

Järjestelmästä ei luovuteta tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, eikä markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Tästä syystä rekisteröidyn oikeuksia kieltää käsittelemästä häntä koskevia edellä mainittuja tietoja ei tarvitse toteuttaa. Vastustamisoikeus ei koske lakisääteistä tietojen käsittelyä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jos sillä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jos se muuten vaikuttaa häneen merkittävästi. Kiellosta voi kuitenkin poiketa, jos henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa tai se on välttämätön rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä on tietosuojavastaava.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Tietosuojavastaava (turvallisuuspäällikkö) Kim Lindroos, tietosuoja@careeria.fi