Työnhakijan tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Careeria Oy, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo

  • Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Pasi Kankare
  • Henkilörekisterin vastuuhenkilö: Henkilöstöpäällikkö Maarit Toivanen
  • Tietosuojavastaava: Turvallisuuspäällikkö Kim Lindroos

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvistä pyynnöistä, kuten tietojen tarkastuksesta tai virheiden oikaisusta vastaa henkilörekisterin vastuuhenkilö. Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä tietosuoja@careeria.fi. Tietojen tarkastus tai virheiden oikaisu vaatii aina myös rekisteröidyn tunnistautumisen.

Miksi käsittelemme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Työnhakijan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat henkilön työllistymisen edistäminen ja rekrytointitoimenpiteiden suorittaminen.

Työnhakijan esittäessä pyyntöä liittyen omiin oikeuksiinsa rekisteröitynä käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen säädösten noudattamisen osoittamiseen.

Oikeutemme käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

  • Suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1a)
  • Sopimukseen siltä osin, kun on tarpeen työsopimuksen laatimisen mahdollistamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1b)
  • Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun poikkeustilanteissa, kuten kiireellisissä rekrytoinneissa (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1f)
  • Lakisääteiseen tehtävään siltä osin, kun on tarpeen (esim. EU:n tietosuoja-asetuksen säädöksien noudattamista varten) (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1c)

Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia rekrytoinnissa tarvittavia tietoja:

  • Nimi- ja yhteystiedot
  • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, referenssitiedot, kielitaidot, muu osaaminen, kiinnostuksen kohteet)
  • Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, kuva)

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden vuoden kuluttua rekrytoinnin päättämisestä. Mikäli rekrytoinnin päättäminen jäisi inhimillisestä virheestä tekemättä, tiedot anonymisoidaan automaattisesti kolmen vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä.

  • Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen tai muuhun lainsäädäntöön perustuva osoittamisvelvollisuus on voimassa

Mistä saamme henkilötietoja?

Henkilötiedot saadaan työnhakijalta itseltään hänen hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoja.

Minne henkilötietoja luovutetaan ja siirretään?

Henkilötietoja ei luovuteta, eikä siirretä mihinkään muualle. FCG Finnish Consulting Group (Kuntarekry) toimii henkilötietojen käsittelijöinä, kun se tarjoaa palveluja (KuntaRekry -alusta rekrytoinnille) Careerialle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei työnhakijan yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä sekä Careerian tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Manuaalinen aineisto 

  • Paperiset dokumentit säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain niillä henkilöillä on pääsy, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tiedot säilytetään julkiselta toimijalta edellytettävällä tavalla. 
  • Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisen tietosuoja-astian kautta. 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot 

  • Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuvat myös palvelussuhteen päätyttyä. 
  • Rekisterin käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja tietojärjestelmä on suojattu tarvittavin verkko- ja laitteistoteknisin ratkaisuin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön voi tehdä Careerian verkkosivuilta löytyvän sähköisen lomakkeen kautta. Pyynnön esittäminen edellyttää henkilön tunnistautumista. Poikkeustilanteissa, joissa ei voida käyttää sähköistä lomaketta jonkin syyn vuoksi, voidaan pyyntö esittää muuta kautta. Tällaisissa tilanteissa voi ottaa yhteyttä tietosuoja@careeria.fi.  

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. 

Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 

Oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ja automaattisten yksittäispäätösten vastustamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske laissa määrättyyn tehtäviin perustuvia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus poistaa suostumukseen perustuvat henkilötiedot. 

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoitetuksi. Oikeus on olemassa muun muassa silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta. 

Järjestelmästä ei luovuteta tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, eikä markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.  

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jos sillä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jos se muuten vaikuttaa häneen merkittävästi. Kiellosta voi kuitenkin poiketa, jos henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa tai se on välttämätön rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. 

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Lisätietoja:

Tietosuojavastaava (turvallisuuspäällikkö) Kim Lindroos, tietosuoja@careeria.fi